La gestion électronique de documents facilite le quotidien des Ressources Humaines : à chaque métier son utilité
La gestion électronique des documents facilite la gestion des différents process RH.
Chargé de recrutement
La GED permet au chargé de recrutement d’avoir accès au dossier de chaque employé de façon permanente et sécurisée.
Directeur des Ressources Humaines, Responsable RH, Assistant RH
La GED facilite les relations entre les Responsables RH, les managers et les employés en simplifiant l’accès à l’information. Par ailleurs, elle permet de réaliser les entretiens annuels, les retours de maladie, etc.
Gestionnaire de paie, Responsable paie
Cet outil de gestion RH facilite le suivi des heures supplémentaires, des absences, des primes… en vue de l’édition des bulletins de salaire.
Responsable SIRH
Le logiciel améliore les tâches du responsable SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) en automatisant les besoins du service RH en matière d’outils informatiques. De plus, elle aide le responsable SIRH à améliorer les interactions entre les services RH et le service des systèmes d’information.
Responsable administration du personnel
La dématérialisation des process RH lui permet d’être au courant de la situation de chaque employé pour répondre rapidement à une demande de congé, de bulletins de salaire… et de mettre à jour les dossiers des salariés.
Responsable rémunérations
La dématérialisation de l’édition des bulletins de paie permet au gestionnaire de paie de gagner du temps.
Des conseils pour les différents types de documents RH
Le contrat de travail
La GED accélère le processus de recrutement. Elle permet de créer rapidement les nouveaux contrats de travail à partir des modèles stockés par métier et de les transmettre au responsable pour les signatures.
Les documents d’affiliation à la mutuelle
La gestion électronique de documents peut automatiser la transmission du bulletin d’affiliation à la mutuelle aux nouveaux salariés.
Les avis de visite médicale
En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de conserver les avis de visite médicale (attestation de suivi ou attestation d’aptitude/inaptitude). De plus, en installant des rappels, vous pourrez suivre et faire les renouvellements de visites médicales des salariés.
Les bulletins de paie
La transmission des bulletins de paie est obligatoire pour toutes les entreprises. Ils doivent être conservés cinq ans et facilement accessibles dans le cas où un employé en fait la demande.
Les preuves de paiement des charges sociales pour les salariés
Conformément à la loi, l’employeur doit prouver le paiement des cotisations sociales. Grâce à la GED, l’archivage de ces documents est facile et les ressortir l’est tout autant.
Les récapitulatifs des entretiens professionnels
Vous êtes en règle avec la législation si vous pouvez prouver que vous avez bien réalisé l’état des lieux récapitulatif de vos collaborateurs. Le non-respect de cette obligation vous expose à des sanctions.
Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)
La conservation du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) est d’une durée de 40 ans. Ils peuvent être sécurisés et archivés grâce à un logiciel de GED.
Les notifications de sanctions disciplinaires
Respectez les règles concernant ces papiers et ces procédures pour vous éviter un procès aux prud’hommes. De la rédaction aux délais de notification, la GED aide à bien transmettre les sanctions disciplinaires à l’encontre des mauvais employés
Les documents liés aux horaires de travail
Centralisez en ligne et rendez disponible 24h/24h sur un espace sécurisé et accessible les emplois du temps à l’ensemble de vos employés. Ainsi, vous éviterez les demandes du type : as-tu les plannings ? et de devoir répondre : je dois les imprimer, ils sont prêts.
Les données liées au suivi des déplacements des collaborateurs
La saisie des informations liées au suivi des déplacements des collaborateurs ou aux notes de frais prend du temps. Le logiciel facilite la recherche et sécurise le stockage des justificatifs.
Les informations professionnelles
Celles-ci sont confidentielles et doivent être stockées dans un espace sécurisé. L’outil permet de les conserver dans le respect du RGPD.
Quels sont les avantages d’un logiciel de GED pour vous ?
Les services RH traitent chaque jour de nombreux documents. Entre les contrats professionnels, les formulaires d’embauche, les bulletins de salaire, etc. les responsables RH passent la majeure partie de leur journée dans la paperasse. De plus, il y a un risque élevé de perte de documents sensibles ou qu’ils tombent entre de mauvaises mains.
La GED offre de nombreux avantages aux entreprises, quelles que soient leur taille et leur domaine d’activité. De fait, la dématérialisation du traitement des documents permet un gain de temps tout en garantissant leur sécurité et leur confidentialité.
Productivité et automatisation
Vous gagnez du temps dans la saisie des données et améliorez la recherche de documents. Dans le cas des contrats de travail, par exemple, leur production prend du temps, notamment lorsque vous effectuez un recrutement de masse. Cet outil génère automatiquement les documents sous format numérique. Ce qui améliore la productivité de l’équipe RH.
Automatisation et fonctionnalité
- L’OCR ou reconnaissance optique de caractères transforme vos fichiers images en documents textuels et facilite leur rangement automatique.
- La lecture Automatique de Documents (LAD) analyse la nature d’un document numérisé (facture, devis, contrat, etc.) à partir de sa mise en page et selon des modèles prédéfinis
- La compatibilité avec un outil RH offre une meilleure circulation de l’information
Collaboratif
La gestion électronique de documents peut être utilisée simultanément par plusieurs membres d’une équipe. Par ailleurs, elle rend les documents accessibles entre les différents partis/pôles/salariés grâce au partage des droits tout en réduisant leur délai de traitement.
Centralisation des documents
La GED classe les documents au fur et à mesure afin de les avoir à portée de main en cas de contrôle et garantit l’unicité des fichiers afin d’éviter les erreurs et les oublis. Elle permet également de normaliser la gestion grâce à un journal d’activité et à un suivi des modifications tout en réduisant les coûts de stockage des documents.
Une sécurisation numérique des données
Vous respectez la durée de conservation automatique par type de document. En outre, les informations personnelles de l’entreprise et des employés sont stockées conformément à la RGPD.
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Notre solution dispose de plusieurs certifications (tiers de confiance, archivage à tiers probatoire certifié NF461, sécurité IT et data et RGPD), gages de son efficacité et de sa sécurité. Son utilisation vous assure la conformité de vos documents et de vos données, et vous permet d’améliorer l’efficacité quotidienne de votre équipe RH en gérant le chaos documentaire de votre entreprise.
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