Pour les DPO, la gestion des consentements exige une traçabilité précise et une mise à jour constante des préférences utilisateur : chaque consentement doit être enregistré, modifiable à tout moment et rester facilement accessible en cas d’audit. Un processus qui implique de collecter et de stocker des informations sensibles tout en respectant les exigences de sécurité et de conformité.
Selon une étude de l’IAPP (International Association of Privacy Professionals), près de 60 % des entreprises estiment que la gestion des consentements est l’une des principales difficultés rencontrées pour se conformer au RGPD, le manque de centralisation des données et l’absence de processus standardisés étant souvent à l’origine de cette complexité. Côté DPO, la charge de travail est considérable, avec en outre des risques de non-conformité en cas de contrôle par les autorités de protection des données.
L’apport de l’automatisation et de l’IA dans la gestion des consentements
A l’instar de Sqalia BPA, les solutions de Business Process Automation de dernière génération qui intègrent nativement l’IA permettent de centraliser et de gérer efficacement les consentements. Grâce à l’automatisation, les DPO peuvent suivre l’ensemble des consentements avec une vue globale et exhaustive sur les préférences des utilisateurs. Cela permet de garantir que chaque consentement est bien pris en compte et que les changements apportés par les utilisateurs sont immédiatement mis à jour.
L’intelligence artificielle permet de son coté d’en optimiser la gestion. Par exemple, l’IA peut analyser les données des utilisateurs pour identifier des schémas de comportement et proposer des recommandations personnalisées, pour une meilleure adaptation aux attentes de chacun.
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Traçabilité et conformité renforcées
L’un des principaux avantages de l’automatisation des consentements est la traçabilité. Chaque consentement, chaque modification et chaque retrait est enregistré de manière transparente, avec une visibilité complète sur l’historique des préférences de chacun. Cette traçabilité est essentielle pour répondre aux demandes des utilisateurs qui souhaitent vérifier ou modifier leurs consentements, mais aussi pour prouver la conformité aux autorités de protection des données.
Avec une solution comme Sqalia BPA, les entreprises peuvent générer automatiquement des rapports de conformité, ce qui facilite d’autant la préparation des audits. Ainsi, selon Gartner, les entreprises qui utilisent des solutions d’automatisation pour la gestion des consentements réduisent de 35 % le temps passé à préparer la documentation nécessaire aux audits.
Expérience utilisateur améliorée
La gestion automatisée des consentements contribue également à améliorer l’expérience utilisateur. En leur offrant la possibilité de gérer leurs préférences de manière simple et rapide, les entreprises renforcent la confiance des tiers. Une étude de Capgemini montre par exemple que 65 % des consommateurs sont plus enclins à faire confiance à une entreprise qui leur permet un contrôle total sur leurs données personnelles. A cette fin, Sqalia BPA permet d’offrir aux utilisateurs des interfaces intuitives, où ils peuvent facilement consulter, modifier ou supprimer leurs consentements. De quoi améliorer la transparence et la relation de confiance entre l’entreprise et ses clients, tout en répondant aux exigences du RGPD.
Libérer les DPO pour des tâches stratégiques
L’automatisation de la gestion des consentements permet enfin aux DPO de se dégager de tâches administratives chronophages pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Plutôt que de traiter manuellement chaque modification de consentement, les DPO peuvent ainsi dédier du temps à l’évaluation des risques, à la mise en place de politiques de conformité plus larges ou à la sensibilisation des équipes internes. Ainsi, selon Forrester, l’automatisation des tâches de gestion des consentements permet en effet de réduire de 30 % le temps à y consacrer. En déléguant les tâches répétitives à des solutions d’automatisation, les entreprises optimisent donc la gestion de leurs ressources et améliorent leur conformité globale.
