Durée de conservation des documents RH : pourquoi c’est important ?
La durée de conservation des documents RH est cruciale pour assurer la conformité légale, protéger l’entreprise en cas de litige, mais aussi répondre aux obligations fiscales et sociales. Respecter ces délais permet d’éviter des sanctions financières, par exemple des amendes pour non-présentation de documents.
De plus, un bon records management garantit la disponibilité des informations en cas de contrôle ou de vérification, grâce à la valeur probatoire d’un document. Enfin, cela contribue à protéger les droits des salariés, en assurant que leurs données sont correctement gérées et supprimées lorsque leur conservation n’est plus justifiée (conformément au RGPD).
Quelle durée de conservation des documents RH ?
Dans les ressources humaines, chaque type de document possède une durée de conservation spécifique (établie par la législation) afin de répondre à des obligations légales, administratives ou encore fiscales.
En archivage et GED, voici la durée de conservation des documents RH :
- Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) : 5 ans
- Registre unique du personnel : 5 ans à partir de la fin de contrat du salarié
- Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite : 5 ans
- Documents liés aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans
- Suivi des jours de travail des salariés sous convention de forfait : 3 ans
- Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation : 1 an
- Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail : 5 ans
- Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT) : 5 ans
- Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie : 5 ans
Concernant les documents comptables liés aux traitements et salaires, comme les doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales ou les documents concernant les salaires : la durée de conservation de ces documents RH est la même.
Le registre unique du personnel compile diverses informations sur chaque employé, et assure ainsi la transparence des postes occupés au sein de l’entreprise. Ce registre doit être conservé pendant 5 ans après le départ de l’employé de l’entreprise, conformément à l’article R1221-26 du Code du travail. En cas de non-présentation de ce registre (ou si les informations qu’il contient sont erronées ou incomplètes), l’employeur risque une amende pouvant atteindre 750 € pour les individus et 3 750 € pour les entités juridiques.
Qu’en est-il de la conservation des données personnelles ?
La gestion des données personnelles des salariés est un aspect crucial des ressources humaines, particulièrement à l’ère du numérique. En vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et de la norme internationale relative à l’archivage électronique, les employeurs sont tenus de respecter des règles strictes concernant la collecte, le traitement et la conservation de ces données.
Il existe ainsi des règles pour allier dématérialisation et RGPD :
- Limitation de la conservation : les données personnelles doivent être conservées seulement pour la durée nécessaire à la réalisation de leur finalité. Par exemple, les coordonnées personnelles ou les informations bancaires d’un salarié doivent être supprimées ou anonymisées dès lors qu’elles ne sont plus nécessaires (par exemple, après le versement du dernier salaire).
- Mécanismes de suppression et d’anonymisation : les entreprises doivent mettre en place des processus de suppression ou d’anonymisation des données une fois la période légale écoulée.
- Respect des droits des salariés : les salariés ont également le droit de demander l’accès, la rectification ou l’effacement de leurs données personnelles.
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