Qu’est-ce que la GED qualité ?
Une solution GED qualité est un système informatique conçu pour centraliser, organiser et partager efficacement les documents relatifs à la gestion de la qualité.
Mise à jour, suivi des modifications, conservation d’un historique complet des différentes versions des documents : il est particulièrement adapté aux entreprises soumises à des normes et réglementations strictes, comme par exemple dans les secteurs pharmaceutique, alimentaire ou de la santé.
La GED qualité prend en charge plusieurs types de documents :
- procédures et processus standardisés de l’entreprise ;
- instructions de travail ;
- politiques et directives générales sur les engagements qualité de l’organisation ;
- manuel qualité ;
- enregistrements, données et preuves documentées pour prouver la conformité (contrôles, audits) ;
- rapports d’audits internes et externes ;
- fiches de non-conformité, avec suivi des anomalies et des actions correctives associées ;
- certifications et preuves des accréditations obtenues ;
- documents relatifs à la formation ;
- spécifications produit avec les critères techniques ou fonctionnels.
Les avantages de la GED qualité pour les entreprises
Conformité aux normes et certifications
Respecter des normes comme l’ISO 9001, la norme internationale relative à l’archivage électronique ou les exigences des secteurs exigeants (pharmaceutique, agroalimentaire, aéronautique) peut être un véritable défi. Mais avec une GED qualité, ce processus devient simple et fluide. Centralisez toutes vos procédures, documents et enregistrements en un seul endroit. Résultat ? Vos équipes ont toujours accès aux dernières versions à jour et conformes.
Vous êtes alors assuré que chaque étape de validation est respectée grâce à des workflows automatisés qui éliminent les oublis et les erreurs. Plus de stress lors des audits internes ou externes : tous vos documents nécessaires sont à portée de clic grâce à une excellente gestion de contenu d’entreprise. Vous gagnez du temps, limitez les non-conformités et facilitez l’obtention ou le renouvellement de vos certifications.
Amélioration de l’efficacité et de l’accessibilité
Avec une GED qualité, tous les documents (procédures, fiches techniques, rapports d’audit) sont centralisés dans un espace unique, accessible depuis n’importe quel appareil. Les collaborateurs autorisés peuvent ainsi consulter, modifier ou partager les informations en temps réel : fini les pertes de temps liées à la recherche de documents dispersés !
Plus besoin de fouiller dans des classeurs ou de perdre du temps à chercher un document précis : grâce à l’indexation automatique et à la recherche par mots-clés, tout se fait en quelques clics. Et puisque les workflows automatisés éliminent les tâches répétitives et chronophages, les validations se font plus vite. Le gain de productivité en GED est indéniable.
Traçabilité et sécurité des documents
Un logiciel GED en qualité offre une traçabilité complète des actions effectuées sur chaque document : création, modifications, validations ou suppressions. Bénéficiez d’une visibilité totale sur l’historique des documents pour un meilleur suivi des processus qualité.
En matière de sécurité, la GED inclut des droits d’accès personnalisés, adaptés aux rôles des utilisateurs (consultation, modification, signature). Les documents sensibles sont protégés par des protocoles de sécurité robustes : rien de mieux pour garantir leur confidentialité et leur intégrité. Ainsi, les entreprises peuvent stocker leurs données critiques en toute sérénité, tout en respectant les exigences réglementaires en matière de dématérialisation et RGPD.
Les fonctionnalités clés d’une GED qualité
Une GED dédiée à la qualité n’est pas qu’un simple outil de stockage, c’est une véritable boîte à outils pour gérer efficacement vos documents et répondre aux exigences réglementaires. Voici ses principales fonctionnalités liées à la dématérialisation des documents :
- Un seul espace, tout sous contrôle : tous vos documents qualité (procédures, rapports, fiches techniques) sont centralisés dans un endroit unique et accessible en un clin d’œil.
- Un suivi sans faille : chaque modification est tracée et les versions précédentes sont conservées. Plus de confusion, tout est clair et organisé.
- Recherchez, trouvez, utilisez : grâce à des mots-clés et des filtres intelligents, oubliez les recherches interminables. Votre document est à portée de clic.
- Accès sécurisé, données protégées : chaque utilisateur a des droits définis selon son rôle. Vos informations sensibles restent entre de bonnes mains.
- Workflow et gain de temps : validez vos documents sans effort avec des processus automatisés. Résultat ? Moins d’attente, plus d’efficacité.
- Archivez l’esprit tranquille : vos documents sont stockés durablement et conformes aux normes.
- Un système qui s’adapte à vous : intégration facile à vos outils métiers, pour une gestion fluide et sans friction.
Comment choisir une solution de GED pour la qualité ?
Pour optimiser la gestion documentaire qualité, il est essentiel de choisir une solution GED adaptée aux exigences réglementaires et opérationnelles de votre entreprise en la matière. Avec Squalia, profitez de tous les avantages de la GED et d’une gestion complète du cycle de vie documentaire.
Sqalia se distingue par son offre flexible et sécurisée, afin de répondre aux besoins spécifiques des organisations soucieuses de leur conformité et de leur efficacité :
- Automatisation des workflows : accélérez vos processus grâce à des validations simplifiées et un suivi clair des étapes.
- Traçabilité et gestion des versions : gardez un contrôle total sur les modifications et assurez une transparence à chaque étape.
- Sécurité maximale : vos données sont protégées grâce à des protocoles conformes aux normes, ce qui garantit confidentialité et intégrité.
- Adaptabilité sectorielle : que votre entreprise opère dans le secteur pharmaceutique, agroalimentaire ou aéronautique, Sqalia s’ajuste à vos besoins et garantit une conformité constante (notamment avec l’ISO 9001).
Opter pour Sqalia Global XP, c’est investir dans une GED qualité qui allie performance, sécurité et conformité, tout en facilitant la transition numérique de votre organisation !
